Cómo personalizar la configuración avanzada de Gmail

Siendo un administrador de G Suite tienes la posibilidad de personalizar tu Gmail y adaptarlo a tu organización en conjunto con tus usuarios. Para dada labor tienes diferentes opciones. Una de ellas es personalizar la URL con la que los usuarios tienen acceso a Gmail.

Otra opción es la de configuración de filtros complejos e inclusión en una lista blanca las direcciones EP en las que se espera recibir correos legítimos. De la misma manera se puede especificar en qué lugar se entregarán los mensajes entrantes. También se pueden dirigir los mensajes a una dirección “catch-all”, al igual que se pueden dirigir a otro servidor, con el fin de poder archivar, filtrar y supervisar los correos electrónicos.

Adicionalmente se puede autorizar a los usuarios para que envíen mensajes desde otra dirección “D”. De igual forma se pueden establecer configuraciones condicionales en las que, por ejemplo, se pueden rechazar mensajes o archivos adjuntos que sobrepasen el peso de 20 MB. O bien se pueden redirigir los mensajes que contengan palabras determinadas o direcciones específicas para lograr tener un mejor control de todas las cuentas en general.

Algunas de las configuraciones, como puede ser la de cambiar la dirección desde la que los usuarios de la organización acceden a Gmail, pueden ser aplicadas a todos ellos. No obstante, hay otras configuraciones que se pueden aplicar a grupos muy específicos de usuarios. Estas configuraciones pueden ser, por ejemplo, el ajuste de los niveles de los filtros de spam.

Para lograr aplicar una configuración a un grupo específico, se debe colocar a los usuarios pertenecientes a ese grupo como una “unidad organizativa”.

correo en gmail

 

Cambiar una configuración de Gmail

Hay pasos bastante estructurados para cambiar una configuración. En primer lugar se debe iniciar sesión en la Consola de Administración de Google con una cuenta de administrador en cambio de la cuenta actual. Luego en el panel de control de la Consola de Administración en administrador debe ir a “Aplicaciones”, luego a “G Suite”, posteriormente a “Gmail” y finalmente a “Configuración Avanzada”. Para acceder a la configuración avanzada también se puede ir directamente a la parte inferior de la página principal de Gmail.

Después a la izquierda se debe seleccionar una organización, aunque este paso es más que nada algo opcional. Luego de esto se configuran los ajustes necesarios, para finalmente hacer clic en “Guardar” en la parte inferior de la página. Un buen consejo al momento de realizar esta tarea es utilizar el cuadro de búsqueda para encontrar una configuración.

Los cambios realizados pueden demorar hasta una hora en aplicarse a todas las cuentas de los usuarios. Lo ideal es esperar hasta que haya un momento de poca actividad en el ambiente de trabajo para poder cambiar varias configuraciones al mismo tiempo, y así la entrega de mensajes no se verá realmente afectada.

Algo importante de resaltar es que si se configura la obtención de correo mediante POP3 las configuraciones establecidas para el correo entrante serán aplicadas de igual forma a la función de “Obtención de mensajes”.

 

Utilizar controles flotantes

Algunas de las configuraciones aprovechan los controles flotantes, los cuales aparecen únicamente cuando se coloca el cursor sobre una configuración. También, luego de establecer una configuración, aparecerán otros controles flotantes y es posible que se vean las siguientes opciones:

  • Configurar: este control puede ser utilizado si no se ha establecido la configuración.
  • Ver: aquí se puede revisar una configuración heredada, la cual puede modificarse en “Añadir otra”.
  • Editar: este control solo se encuentra disponible para las configuraciones locales y puede ser utilizado para cambiar los ajustes de la configuración.
  • Inhabilitar o Habilitar: con el uso de este control se pueden activar o desactivar las configuraciones. El hecho de desactivar una configuración no afecta a las opciones elegidas para la misma. Por poner un ejemplo, si los resultados de una configuración no son los esperados, la misma puede ser desactivada de manera temporal. Posteriormente se pueden realizar ajustes pertinentes para volver a activar dicha configuración. De igual forma se pueden hacer copias de seguridad para una configuración, desactivarla y realizar todos los ajustes que se consideren necesarios para posteriormente comparar los diferentes resultados obtenidos al aplicar cada una. Este control se encuentra disponible para las configuraciones heredadas así como para las aplicadas de forma local.
  • Eliminar: este es un control flotante que permite al usuario proceder a desactivar la configuración y además eliminar los ajustes realizados. Si se desea volver a activar la configuración, solo hay que hacer clic en “Configurar”. Este control únicamente se encuentra disponible para las configuraciones que se aplican de forma local. Un ejemplo del uso de este control se puede representar en el caso de que te interese borrar tu lista de remitentes bloqueados y elaborar una completamente nueva desde cero.
  • Añadir otra: este control flotante permite a los usuarios añadir un ajuste adicional dentro de una configuración ya existente. Pongamos por ejemplo que deseas que se active una acción al momento de cumplirse una determinada condición. En este caso puedes utilizar “Añadir otra” para añadir una regla que permita elaborar este proceso. Este control se encuentra disponible únicamente para las configuraciones heredadas y para las configuraciones aplicadas de forma local.
  • Copiar en la organización: finalmente encontramos este control flotante que permite al usuario copiar en un grupo distinto al original una configuración previamente establecida. Para poner un ejemplo del uso de este control flotante podemos dibujar la idea de establecer una configuración de cumplimiento del contenido para un grupo determinado, y posteriormente copiar esta misma configuración en otros grupos sin la necesidad inherente de aplicarla en el dominio completo. Para utilizar este control se debe seleccionar la organización y se debe marcar la casilla que permite que activemos la configuración para dicho grupo.

De igual manera en la página de Google encontrarás guías que te ayudarán a moverte entre las configuraciones avanzadas, mostrándote acciones condicionales, así como respuestas a preguntas frecuentes de los usuarios que podrían ayudarte a cruzar obstáculos en el camino al éxito de tu cuenta.

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